HVORFOR LAVER MAN EN REJSEPOLITIK

Hvorfor laver man en rejsepolitik?

Virksomhedens rejseomkostninger er ofte et af de store omkostningsområder. I forhold til andre omkostninger er netop dette:

• Uigennemsigtig
• Risikobehæftet
• Politisk

Uigennemsigtigt da betingelser, priser og regler ændrer sig konstant alt efter den aktuelle markedssituation. Når først et tog og fly kører med tomme pladser er der tale om tab. Derfor er det naturligt at producenterne gør alt for at opnå høj belægning.

Her kan ofte være modsatrettede tendenser. Leverandører er dygtige til at beregne den fremtidige belægningsprocent, men da vi taler om et dynamisk marked med mange påvirkninger skal der tilpasses konstant.

Som kunde opleves det blandt andet ved at: 

• Priserne pludselig falder selv om det er tæt på afgang. Det skyldes at belægningen ikke er god nok
• Priserne stiger hurtigt. Det er fordi der pludselig er langt færre pladser til rådighed end beregnet
• Populære afgange har ganske få billige pladser

Risikobehæftet på grund af en usikker verden med terror, kulturer og fysisk anstrengende. Når man for eksempel flyver sker der en betydelig væskeforringelse af kroppen. Hertil kommer nærhed af mange mennesker og mulighed for at blive smittet af sygdomme.

Politisk da det er en meget synlig omkostning, der berører alle sektorer, alle ledere, opinions danner og mellemledere. Måden man strukturerer rejseområdet på kan have betydelig indflydelse på holdninger til forbrug inden for andre omkostnings områder. 

Hvordan laver man en rejsepolitik?

Først og fremmest skal en rejsepolitik afspejle virksomhedens holdninger. Der er en række områder der skal gennemgås og vurderes. Lav en lille projektgruppe der skal se på:

• Personale politik
• Omkostnings politik
• Miljø
• Interne & eksterne møder
• Disciplin, effektivitet og holdning
• Signalgivning til omverdenen.

Indholdet skal afspejle de praktiske rammer for rejser. De kan være ekstremt detaljerede med diæter, forbrug, rapportering, kostcentre, bemærkninger, godkendelse, budget, forsikring og sikkerhed. I den anden ende er de mere overordnede retningslinjer. 

Især forsikring bør vurderes, da det er endog meget dyrt at blive syg på rejse.

Hvad skal en rejsepolitik indeholde? 

Et af de mest undervurderede områder er hvordan omkostningerne skal afspejle de mål virksomheden har. Hvis salg af produkter uden for Danmarks grænser er nøglen til en ny virksomheds succes, skal der laves en rejsepolitik, der får de ansatte til at rejse meget. 

Er der tale om en moden virksomhed med faste rammer er det mere at udnytte de afsatte resurser til rejser bedst muligt. Det vil sige evaluerer nødvendigheden af rejser til interne møder frem for video konferencer og måske flere møder i løbet af den enkelte rejse.

Godkendelse af rejser er mere normalt i større og modne virksomheder. Her er det ofte den nærmeste chef, der skal godkende rejsen. Hvis det er uden for reglerne er det normalt den nærmeste chefs overordnede, der så godkender.

Budget af rejsens omkostninger bør inkludere den rejsendes interne tid, da det i dag ofte er en større omkostning end selve rejsen.

For flytransport gælder at, bortset fra Interkontinentale rejser, selve transportprisen er blevet ganske lille i forhold til overnatning, parkering og fortæring. Rejser inden for Nordeuropa bør være restriktive og bestilles så tidligt som muligt. Det skal være fastlagt at man benytter såkaldte lavprisselskaber hvis prisen er feks 500 dkk eller mere billigere end de såkaldte nationale selskaber.

Parkering er blevet ganske kostbar og der bør opfordres til brug af Metro og offentlig transport i de tilfælde hvor det er muligt. 

Hoteller er stadig ofte en betydelig omkostning. Her bør det spille ind hvilket indtryk virksomheden ønsker at vise potentielle kunder og leverandører. Hvis man sælger et luksus produkt eller vil ses som succesfuld er det måske Hilton eller 5 stjerner der skal benyttes. Hvis man skal presse leverandører eller opfattes som ydmyg af kunder er det 2 eller 3 stjerner man skal gå efter.

Billeje bør behandles som hoteller med samme konditioner. Det er også klart at hvis man skal køre i byer er de små biler at foretrække. I mange lande er det nemmere, billigere og sikrere at sørge for lokal afhentning og transport i det hele taget.

Rejsebureauer andel af omkostningerne er efterhånden minimal, især hvis man benytter de online maskiner de stiller til rådighed. Ved at benytte en leverandør frem for at handle mange steder opnås:

• Oversigt over det samlede forbrug og derigennem mulighed for at skabe benchmark. Hjælp til opgørelse af rejsedage til forsikringsøjemed.
• Hjælp i tilfælde af problemer undervejs på rejsen
• Intern tidsbesparelse af betydeligt omfang. Skal dine rejsende være gode rejsebestillere eller gode direkte og indirekte sælgere af virksomheden?
• Rådgivning og hjælp til forhandlinger med leverandører
• Øget sikkerhed før, under og efter rejsen via FCm Travels Mobil Butler.

Det er klart at man kan opnå fordele ved at forhandle med forskellige leverandører. Det gælder især hvis virksomheden er storforbruger i bestemte byer eller på visse selskaber. Man skal dig ikke være blind for at markedet i dag er langt mere gennemsigtigt og ”Dagens Pris” er måske i det lange løb bedre end forhandlede priser.