“Hvordan man reducerer rejseudgifter og holder de rejsende tilfredse”

3 strategier for den Rejseansvarlige!
Opdag 3 nøglestrategier, der kan hjælpe dig med at reducere rejseudgifter, mens de rejsende stadig er tilfredse.

Med stigende omkostninger til forretningsrejser, kan det være en udfordring at håndtere rejseudgifter inden for et fastsat budget. Der er dog en række måder, hvorpå du kan adressere dette, samtidig med at du opretholder en positiv oplevelse for dine rejsende og holder dig til de finansielle budgetter.
Denne artikel dykker ned i kompleksiteterne ved at håndtere rejseudgifter og udforsker praktiske strategier for den rejseansvarlige til at finde omkostningseffektive løsninger for transport, indkvartering og andre rejserelaterede udgifter.

Transport: Maksimer effektivitet, minimer omkostninger!
Transportomkostninger kan virkelig løbe op, ofte og udgør en væsentlig del af dit budget til forretningsrejser. Men der er faktisk nogle enkle løsninger, der kan hjælpe dig med at håndtere disse udgifter. Her er et par strategier at prøve:

1. Planlæg i forvejen: Opfordre de rejsende til at planlægge i forvejen, så du kan drage fordel af de bedste priser. For at sikre, at de rejsende overholder dette, kan du også implementere nogle retningslinjer på et politisk niveau, så medarbejdere ikke booker rejser uden chefens godkendelse, hvis turen er mindre end en uge væk.
2. Forhandle aftaler: At sikre virksomhedsrabatter, især hvis du har kontorer på steder, hvortil der rejses regelmæssigt, kan også hjælpe med at reducere dine omkostninger. Når du forhandler med flyselskaber, billeje-tjenester eller hoteller, skal du sørge for at give så mange detaljer som muligt om dine nuværende og forventede rejsebehov og størrelsen på dit rejseudgifter over året.
3. Undgå flyrejser: Nogle gange er det uundgåeligt, men hvor det er muligt, se på alternative transportmuligheder, som både kan hjælpe dig med at spare penge, men også reducere dine CO2 udledninger. Når det er booket i forvejen, kan toget faktisk reducere dine rejseudgifter og maksimere effektiv arbejdstid for dine medarbejdere. Det kan også bare være en mere behagelig måde at rejse på!
4. Bliv længere: At tilskynde medarbejdere til at blive 1-2 dage længere kan hjælpe med at undgå, at de skal vende tilbage til samme sted mere end nødvendigt. Det har også fordelene ved at reducere udledninger! Med den rigtige planlægning og udførelse vil du snart se antallet af ture falde, og forhåbentlig øge produktiviteten. Foreslået Læsning At tage toget vs et fly: Det er tid til at genoverveje togrejser
5. Indkvartering: Balancer komfort og omkostninger Det kan være svært at finde den rette balance, når det kommer til indkvartering, fordi du skal overveje dit budget, men også ønskerne fra medarbejdere, der forståeligt nok ønsker den bedst mulige oplevelse, når de rejser på arbejde. Her er et par ting at overveje:

Sæt prisgrænser: At sætte grænser for udgifter i din virksomhedsrejsepolitik er et absolut must, da omkostningerne til indkvartering virkelig kan løbe løbsk, hvis de ikke holdes i skak. Medarbejdere bør stadig have fleksibiliteten til at vælge, hvor de bor, så længe det er inden for budgettillægget, samt være i stand til at bruge deres belønningsprogrammer til eventuelle opgraderinger, forudsat at det ikke koster virksomheden mere.
Se på alternative muligheder: Mere end halvdelen af virksomhederne bruger betjente lejligheder sammenlignet med for et år siden, ifølge BTN. Dette skyldes dels omkostningerne, men også en præference for et mere “hjemmefra hjem”-miljø til længere arbejdsrejser.
Forhandl aftaler med hoteller: Se på hotelkædegrupper, der har den største internationale dækning og det bredeste udvalg af prispunkter, og begynd at forhandle! Tjek vores Guide til Valg af et Bæredygtigt Hotel for flere tips om, hvad der skal evalueres ud over bare omkostninger.

Rejsepolitikker: Etabler klare retningslinjer At oprette en klar og omfattende rejsepolitik er nøglen til at håndtere og reducere dine rejseudgifter. Disse politikker bør beskrive, hvad du har lov til at udlægge, hvad du ikke har, og sætte realistiske forventninger til, hvordan de rejsende bør nærme sig udgifter, når de rejser på arbejde. Her er et par ting, der bør være i din politik:

Dagpenge til måltider og andre udgifter
Vejledning til udgiftsrapportering og refusion
Vejledning om hotelstandarder og priser pr. nat
Rådgivning om transportmuligheder, herunder sikkerhedsrådgivning
Forslag til, hvordan du kan reducere dine transportomkostninger, lav korte og nemme undersøgelser før og efter rejsen.
Detaljer om omsorgspligt og medicinsk forsikring”

Artikel er oversat fra engelsk: BTN: Alecka Micklewright 22. januar 2024 Bæredygtig Forretningsrejse