At skabe en rejsepolitik, der fungerer for alle, kan være en udfordring for enhver organisation. Du vil gerne balancere dine rejsendes behov og præferencer med virksomhedens mål og budget samt branchekravene til compliance og sikkerhed. Husk, at rejsepolitik er en unik signalgiver. Det er et af de omkostningsområder med flest interessenter i de fleste afdelinger eller grupper. Dette omfatter blandt andet signalet om bæredygtighed, da luftfart er en af de største CO2-udledere. Brug dette til at signalere virksomhedens værdier og strategier.
Eksempel:
En virksomhed, der værdsætter bæredygtighed, kan vælge at have en rejsepolitik, der begrænser flyrejser og tilskynder til alternative rejseformer, såsom tog eller bil. Dette sender et signal til medarbejdere, kunder og andre interessenter om, at virksomheden er seriøs omkring bæredygtighed.
Et andet eksempel:
En virksomhed, der værdsætter innovation, kan vælge at have en rejsepolitik, der tilskynder medarbejdere til at rejse til nye steder og opleve nye kulturer. Dette kan hjælpe virksomheden med at finde nye ideer og samarbejdsmuligheder.
Rejsepolitikken er et vigtigt redskab til at signalere virksomhedens værdier og strategier. Ved at vælge en rejsepolitik, der er i overensstemmelse med virksomhedens værdier, kan virksomheden tiltrække og fastholde kvalificerede medarbejdere, udbygge stærke relationer til kunder og andre interessenter og fremme innovation.
Hvordan kan du designe og implementere en rejsepolitik, der tilfredsstiller alle disse interessenter og undgår almindelige faldgruber? Her er nogle bedste praksisser, du kan følge.
- Kend dine rejsende
Det første skridt til at skabe en rejsepolitik, der fungerer for alle, er at kende dine rejsende. Hvem er de, hvad er deres roller, hvor rejser de til, hvor ofte og hvorfor? Hvad er deres smertepunkter, præferencer og forventninger, når det kommer til rejser? Du kan indsamle disse oplysninger ved at gennemføre undersøgelser, interviews, fokusgrupper eller analysere data fra dit rejseadministration system. At kende dine rejsende vil hjælpe dig med at tilpasse din politik til deres behov og motivationer og øge deres tilslutning og overholdelse.
- Muligheder:
Udførelse af undersøgelser, interviews eller fokusgrupper for at forstå rejsendes behov, præferencer og forventninger.
Analyse af data fra rejseadministrationssystemet for at få indsigt i rejsernes mønstre og tendenser.
Konsultation med rejsende og andre interessenter for at få feedback på rejsepolitikken.
- Definer dine mål
Det andet skridt til at skabe en rejsepolitik, der fungerer for alle, er at definere dine mål. Hvad er virksomhedens mål og prioriteter, når det kommer til rejser? Hvordan måler du afkast af investeringen, effekten og værdien af dit rejseprogram? Hvilke risici og udfordringer skal du afbøde eller overvinde? Du kan definere dine mål ved at tilpasse dem til din overordnede strategi, vision og værdier og ved at konsultere vigtige interessenter såsom ledelse, økonomi, HR og jura. Ved at definere dine mål kan du sætte klare og realistiske retningslinjer og forventninger for dine rejsende og dine rejsepartnere.
Muligheder:
- Overvej virksomhedens overordnede strategi, vision og værdier.
- Konsulter med vigtige interessenter, såsom ledelse, økonomi, HR og jura.
- Tag hensyn til de risici og udfordringer, der er forbundet med forretningsrejser.
- Vælg dine partnere
Det tredje skridt til at skabe en rejsepolitik, der fungerer for alle, er at vælge dine partnere. Hvilke udbydere og platforme samarbejder du med for at booke, administrere og understøtte dit rejseprogram? Hvordan passer de ind i dine mål, budget og standarder? Hvordan forbedrer de dine rejsendes oplevelse og tilfredshed? Du kan vælge dine partnere ved at evaluere deres tilbud, funktioner, fordele og omkostninger og ved at indhente feedback fra dine rejsende og andre brugere. Ved at vælge dine partnere kan du optimere dine ressourcer, strømline dine processer og forbedre dine resultater.
Muligheder:
- Evaluer udbydere og platforme baseret på deres tilbud, funktioner, fordele og omkostninger.
- Indhent feedback fra rejsende og andre brugere.
- Vælg partnere, der kan hjælpe dig med at nå dine mål og overholde dine standarder.
- Kommuniker din politik
Det fjerde skridt til at skabe en rejsepolitik, der fungerer for alle, er at kommunikere din politik. Hvordan informerer og uddanner du dine rejsende og andre interessenter om din politik? Hvordan gør du det nemt at tilgå, forstå og følge? Hvordan håndterer du spørgsmål, bekymringer og feedback? Du kan kommunikere din politik ved at bruge forskellige kanaler og formater, såsom e-mail, intranet, webinars, videoer eller guides. Du kan også bruge incitamenter, anerkendelse eller gamification til at tilskynde til efterlevelse og engagement. Ved at kommunikere din politik kan du opbygge tillid, åbenhed og ansvarlighed.
Muligheder:
- Brug forskellige kanaler og formater for at nå ud til alle rejsende.
- Gør det nemt at forstå og følge politikken.
- Tilbyd support og vejledning til rejsende.
- Overvåg og juster din politik
Det femte skridt til at skabe en rejsepolitik, der fungerer for alle, er at overvåge og justere din politik. Hvordan sporer og måler du ydeevnen, effekten og tilfredsheden med dit rejseprogram? Hvordan identificerer og håndterer du problemer, huller eller muligheder for forbedring? Hvordan tilpasser du dig skiftende behov, præferencer eller omstændigheder? Du kan overvåge og justere din politik ved at indsamle og analysere data, feedback og bedste praksisser og ved at gennemføre regelmæssige gennemgange og audits. Du kan også involvere dine rejsende og partnere i evaluerings- og revisionsprocessen. Overvågning og justering af din politik vil hjælpe dig med at sikre dens relevans, effektivitet og bæredygtighed.
Muligheder:
- Indsamle data og feedback fra rejsende og andre interessenter.
- Gør regelmæssige revisions og audits.
- Juster politikken efter behov.
- Lær af andre
Det sjette og sidste skridt til at skabe en rejsepolitik, der fungerer for alle, er at lære af andre. Hvordan benchmarker og sammenligner du dit rejseprogram med andre i din branche, sektor eller region?
Her er nogle specifikke eksempler på, hvordan man kan implementere disse ideer:
- For at imødekomme rejsendes behov for fleksibilitet kan man tilbyde en række forskellige rejseklasser og -muligheder.
- For at imødekomme rejsendes behov for sikkerhed kan man indføre politikker om obligatorisk rejseforsikring og sikkerhedsbriefinger.
- For at imødekomme virksomhedens behov for compliance kan man indføre politikker om forbud mod alkohol og rygning i arbejdstiden.
Det er vigtigt at huske, at der ikke findes én rejsepolitik, der passer til alle virksomheder. Den bedste politik er den, der er skræddersyet til virksomhedens specifikke behov og rejsende.
VI STÅR SELVFØLGELIG TIL RÅDIGHED HVIS DU VIL HAVE EN GOD SPARRING!
Fortæl om en oplevelse eller del information