FORRETNINGSREJSER I FREMTIDEN!

På mange måder behandler virksomheder rejser som et nødvendigt onde for at fastholde aktiviteterne og væksten. Mennesker skal mødes ansigt til ansigt for at kunne skabe den nødvendige tillid og troværdighed i fremtiden. Tidligere generationer oplevede også at komme væk fra dagligdagen og få flere oplevelser.

Covid-19 accelererede brugen af alternative kommunikationskanaler og viste, at man udmærket kunne gøre forretninger online. Hjemmearbejdspladsen blev mulig og selv om flere virksomheder har mindsket mulighederne, er det accepteret at arbejde kan foregå overalt, hvor der er netværk. Det gælder i mindre omfang håndens arbejde, men robotter og fjernstyring går frem i mange industrier.

Mange har allerede bemærket at der ofte er bedre strukturer i onlinemøder end fysisk tilstedeværelse, men der er selvfølgelig også mødetyper, der styrkes af fysisk tilstedeværelse.

Lige nu taler man om verdens dyreste møde som er beskrevet af blandt andet et studie omkring ugentlige fysiske statusmøder i en koncern:
Når man beregnede mandetimerne til det ugentlige statusmøde, fandt man ud af, at dette ene møde genererede 130 møder ned igennem organisationen.
Studiet konkluderede, at det kostede organisationen 130.000 timer årligt. Omregnet til arbejdstid kostede deres møde i omegnen af 100 millioner kroner. Og så har vi ikke engang åbnet den kinesiske æske og set på konsekvenserne af de 130 møder.

Der er en unik fordel ved at gøre en indsats på at skabe en politik på rejseområdet: Det område (sammen med bilpolitikker) rammer hele organisationen, alle afdelinger, ledere og mange medarbejdere.
Derfor er det vigtigt at rejsepolitikken afspejler din virksomheds værdier, ESG, mål og strategier.

Der er altid mange opfattelser af tid og penge forbundet med forretningsrejser og den dyreste del er spildtid. Her er en lille oversigt over en virksomhed med 4000 årlige rejser med varierede destinationer:

Siden Covid-19 ændrede mønstre og vaner er det blevet mere usikkert at rejse.

Klimaet sørger form mere ekstreme vejrsituationer undervejs og på destinationerne. Der er mere turbulens, mere regn og uvejr der påvirker selve rejsen og vi hører ofte om ekstrem varme, uvejr eller regn rundt om i verden.

Inflation har medført flere strejker, arbejdsnedlæggelser og uro hos rejseleverandører.

Krige og uro betyder at rejseruter lægges om og dermed længere transporttid.

Der er faldende kvalitet hos flyproducenterne. Flyvning er dog stadig den sikreste transport form.

Forurening og CO² udslip. Rejseindustrien er forurenende. Luftfart udgør 4-6% af det globale CO² udslip og hertil kommer lokal transport og ophold. Tog og bus er selvfølgelig bedre, men også mere tidskrævende.

Hvilke betingelser der bør stilles i forbindelse med rejser, er afhængig af den enkelte virksomhed!

Her er noget videndeling:

• Sæt et max antal deltagere på en rejse, især I lande med skattefri diæter.
• Prøv at opnå flere møder eller aktiviteter på destinationen. Brug for eksempel: taghu.com
• Overvej at give den rejsende mulighed for at forlænge opholdet. Det kan være rejsen kan gøres billigere eller der er behov for hviletid eller blot et klap på skulderen. Vær opmærksom på skatteforhold!
• Find en struktur til at lave ROI (return on Investment) der gør det nemt for den rejsende at give input.
• Lav en simpel undersøgelse efter hjemkomst med 5-10 spørgsmål om leverandørerne på rejsen, gode råd om destinationen, lokaltransport eller blot ideer eller viden der bør deles af andre medarbejdere der skal til den destination.
• Overvej om eventuelle besparelser kan bruges til årlige komsammen inden for funktionerne med oplæring, videndeling og foredrag efterfulgt af sociale arrangementer.
• Alt efter det finanssystem virksomheden bruger find et system, der gør rejseafregning nemt. Der er ofte mange bilag, udlæg og kvitteringer forbundet med forretningsrejser.

DU KAN STARTE HER MED tCLARE’s OG VORES 10-spørgsmåls test for at vurdere din rejsepolitik.

Hvordan ser en rejsepolitik ud?

Ledelsen vil se det som en nøglefaktor for at opnå forretningsmål, konstant i overensstemmelse med virksomhedens strategi, en kilde til konkurrencefordel og en katalysator for at opbygge kreativitet, kultur og teamwork i hele organisationen.

Ikke mange rejsepolitikker tilføjer endnu meget strategisk værdi, men ethvert program vil gøre det, hvis du kan svare “Ja” til hver af disse 10 spørgsmål.

10-spørgsmåls Rejsepolitiktest

Giv din rejsepolitik et point for hvert “Ja”.

1. Har ledelsen inden for de sidste 12 måneder tydeligt prioriteret din rejsepolitiks vigtigste mål, dvs. valgt mellem lavere omkostninger, bedre rejsendes sundhed og sikkerhed, mere succesfulde rejser, færre rejserelaterede CO2-udledninger og længere fastholdelse af rejseglade medarbejdere? (“Hvis alt er en prioritet, er intet en prioritet.”)
2. Er din rejsepolitik bevidst designet til at reducere lavværdirejser og forbedre sandsynligheden for succes for hver højværdirejse?
3. Bidrager du aktivt til beslutninger om Work From Anywhere og Return to Office-politikker?
4. Bliver din rejsepolitik og dine politikker betragtet som en konkurrencefordel ved rekruttering og fastholdelse af hyppige rejsende?
5. Kræver du en upartisk vurdering af hver rejses berettigelse før rejsen?
6. Er hver rejse knyttet til et strategisk vigtigt mål, f.eks. “Vind indtægter” eller “Forbedr vores arbejdsstyrke”?
7. Sporer og rapporterer du indikatorer for at rejse for meget eller for lidt for hvert strategisk mål?
8. Kan de ledende sponsorer for disse strategisk vigtige mål hurtigt ændre kriterierne for at retfærdiggøre rejser knyttet til deres mål?
9. Har du specifikke mål, strategier og KPI’er for at forbedre dine hyppige rejsendes sundhed, sikkerhed og velbefindende?
10. Har du specifikke mål, strategier og KPI’er for at reducere mængden af dit programs rejserelaterede CO2-udledninger?

tClara estimerer, at den gennemsnitlige score i dag blandt mellemstore til store rejsepolitikker vil være færre end tre point. Seks point ville være meget godt; ni ville være fremragende; 10 er helt muligt for mange, mange rejsepolitikker.

Trip Tester

Vores rejseberettigelsesværktøj, Trip Tester, kan hjælpe dit program med at opnå seks af disse ti point. Det er svært at forestille sig et strategisk værdifuldt rejsepolitik, der ikke bruger et værktøj som dette. Du kan læse meget mere HER

Sikker på, der kan være andre spørgsmål til at vurdere dit rejsepolitiks evne til at tilføje strategisk værdi. Tilpas venligst denne liste, som du finder passende.

Nøglen er at se på dit rejsepolitik gennem en strategisk linse og erkende, hvor meget mere værdifuldt det kunne blive.

Vil du diskutere dit rejsepolitiks vej til at tilføje mere strategisk værdi?
Så kontakt tClara^s Scott Gillespie (scott.gillespie@tclara.com) eller os info@ebusinesstravel.dk