HVORDAN KOMMUNIKERER DU MED DINE REJSENDE OM FORANDRINGER I EN POST-COVID VERDEN?

INDLEDNING
Det er ikke nogen hemmelighed at Covid19 og nu en europæisk krig, tvinger enhver virksomhed til at revidere deres forretningsstrategi og smidighed. Når du tilføjer det faktum, at rejser er en af de mest CO2-forurenende syndere, skal du tilføje konsekvenserne til din overordnede virksomhedsstrategi.

Det betyder, at andre former for kommunikation vil dominere den måde, du driver forretning på, fra at sælge dit produkt online til at bruge augmentet reality til at få lokale medarbejdere til at blive guidet af hovedkontorets eksperter. Det er ikke kun, hvordan dine medarbejdere ser verden, men også dine leverandører, kunder og andre interessenter ser den. Du ønsker måske et fysisk ansigt til ansigt (ata) møde, men modparten kan være mindre entusiastisk måske på grund af Corona, tidspres eller andre årsager.

Dine medarbejderes tid og effektiv brug af den er nok dit mest værdifulde område i din virksomhed. Er du klar over, at kun 15-20% af de samlede rejseomkostninger er de direkte udgifter? Resten er spildtid, transport, forsinkelser, ventetid og inaktivitet.

Du har stadig brug for fysiske rejser for at udvikle din virksomhed. De store forskelle i kultur fra et land til et andet gør fysisk ata-interaktion til et must. Brainstorming, udvikling, sociale værdier er også områder, der har brug for ata fysisk samling.

Selvfølgelig skal du have en rejsepolitik, da forretningsrejser har mange interessenter i din virksomhed og et perfekt område, der afspejler din virksomheds mission og værdier, leverandøraftaler, forsikringer, omsorgspligt og miljøpolitik.

Den tidligere tilgang var i mange tilfælde fokuseret på de direkte omkostninger og mindre af ROI i forbindelse med rejsen. Dette behov skal ændres, da de samlede rejseomkostninger er en sand investering både for din virksomhed og den rejsende. Vi har lavet udkast til et brev, du måske ønsker at se som en skabelon til en ny tilgang til rejser.

UDKAST
Kære
Covid19, bæredygtighed, klima og nu krig har ændret rejselandskabet og dermed også for dig og vores virksomhed. For at fortsætte med at vokse vil vores firmarejser stadig tage en vigtig plads, men vi har brugt denne situation til at genoverveje vores forretningsmodel inden for kommunikation, rejser, forsikring og sikkerhed for vores rejsende medarbejdere.

Fysiske rejser vil stadig være nøgleaktivitet i vores strategi, og vores nye politik har forsøgt at tilbyde bedre muligheder og mere fleksibilitet for dig som rejsende samtidig med, at vi udnytter vores resurser bedst muligt.

• Vores rejseforsikring er blevet opgraderet, så den inkluderer eventuel karantæne, besøg af ægtefælle/partner ved indlæggelse, øget dækning og eventuelle ændringer af rejse undervejs.
• Vores Risk-app sikrer, at du har øjeblikkelig adgang og information på din destination, og i nødstilfælde vil vi være i kontakt med dig.
• Vores partnerskab med TMC vil tilbyde dig en APP til at hjælpe dig med at søge, booke og blive opdateret under rejsen.
• Du har tilladelse til at bruge leverandør- eller destinationsapps efter eget skøn, dog med et ok fra IT.
• Udgiftsstyring sker ved at bruge vores APP til dette formål
• Vi har lavet rejse taske med En bærbar powerbank med 20.000 mAh kapacitet eller en mobil powerbank med 5.000 og et mobilt hotspot, hvis Wi-Fi- adgang er begrænset, hvor du vil være, eller hvis internettet ikke er stabilt. Du kan få dem hos HR.

Efterhånden som vi bevæger os videre, vil dine ideer og input blive tilføjet til politikker og pakke.

Vi ved alle, at rejser inkluderer en masse spildtid og udgifter. De direkte omkostninger udgør normalt kun 20 % af de samlede omkostninger. Derfor vil vi sætte pris på, at du gennemgår følgende proces, når du planlægger en fysisk rejse:

• Gennemgå, om du kan mødes med flere kundeemner, kunder, partnere, leverandører og offentligheden på destinationen
• Du kan bare udfylde denne undersøgelse eller gå til trip tester for at give ROI på denne rejse.
• Vær sikker på, at de mennesker, du besøger, virkelig ønsker at være sammen med dig fysisk (Corona er stadig stor i mange lande)
• Gennemgang er disse kommunikationsværktøjer kan erstatte den fysiske tur:

1. Video/smartphone/sociale medier/
2. Augmentet reality, når man har lokal arbejdsstyrke til at udføre jobbet
3. Andet

• Vær opmærksom på dit miljøaftryk og det CO2-gebyr, vi tilføjer internt til din rejse
• Gennemgå din destination og vurder risikoen. Her kan du finde den fysiske adresse på ambassader eller konsulater rundt om i verden. Vi råder dig til at indlæse den lokale adresse, så du har adgang til dataene, hvis lokale mobilnetværk lukker. Gennemgå, hvor du kan få adgang til fastnet, hvis det er nødvendigt i nødstilfælde.
• Vi anbefaler brug af offentlig lokal transport for miljøpåvirkning.

Vi ønsker, at du får en vellykket rejse, og hvis du har brug for mere fleksibilitet, ekstra dage til at hvile ud, holde flere møder eller gennemgå forretningsmuligheder, dækker vi omkostningerne. Når du er kommet tilbage, vil vi gerne have, at du udfylder denne undersøgelse!
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte HR.

Ingen virksomheder har de samme krav og ønsker. Ønsker du at høre mere om løsninger og muligheder inden for rejser, er du velkommen til at kontakte os.