Erfaring har vist, at den enkelte virksomhed skal forholde sig til møder uden for den sædvanlige arbejdsplads, herunder om fysisk rejse kan betale sig.
Ethvert møde uden for den normale arbejdsplads medfører direkte omkostninger og tidsforbrug. I dagens virksomheder virker det som om, at sænkning af omkostninger er økonomichefens og indkøbernes hovedformål, inklusive rejseomkostninger. Rejser opfattes som ikke strategiske omkostninger eller investeringer, men er det også tilfældet?
Rejseomkostninger er normalt inden for top 10 af virksomhedens omkostningsgrupper, men modsat mange andre grupper har rejser mange interessenter (Stakeholders). Dette gør rent faktisk rejseområdet til et værdifuldt ledelsesværktøj. Ganske simpelthen fordi kommunikation på dette område kan bruges som signalgivning for hele virksomheden om eventuelle fremtidige ændringer.
Vi har gennemført en analyse baseret på en virksomhed der har 4500 rejser om året. Vi satte en intern timepris på 55€ inkluderet løn, sociale og indirekte omkostninger. Analysen viser, at de indirekte timeomkostninger er fem gange større end flyprisen og tre gange højere end de samlede rejseomkostninger. Flyprisen er normalt ca. 50% af de samlede rejse omkostninger.
Dette betyder at en indenrigsrejse rent faktisk koster knap 15000 dkk inklusiv de indirekte timeomkostninger. Vi har ikke en gang taget hensyn til fravær fra familien, de fysiske konsekvenser eller den tabte transporttid.
In en globaliseret verden virker det som om, at international forretningsudvikling betyder ekstremt mange rejser. Det er klart, at der er stor forskel på de forskellige kulturer, og at der er større behov for fysiske møder med nogle kulturer eller partnere end andre. De fleste virksomheder er dog ikke opmærksomme på de samlede direkte og indirekte omkostninger ved at medarbejderen ikke er på sin arbejdsplads og måske endnu værre; er væk fra familien. I en fremtid hvor de næste generationer (Millenniums, Y etc.) kommer til vil det betyde, at deres forhold til rejser er anderledes end tidligere generationer. De vil i langt mindre grad acceptere tiden væk fra familien som en del af arbejdet, og at den bruges 10 kilometer oppe i atmosfæren.
Alle virksomheder holder nøje øje med omkostningerne og bruger forskellige politikker samt regelsæt for at kontrollere disse. I en ny verden hvor indførelse af strategisk indkøbs ledelse går rigtigt hurtigt, bliver afkast på alle investeringer store som små, nøgle til succes.
Betyder det at virksomhederne skal eller vil afholde sig fra at rejse? Overhovedet ikke! De bør dog i langt højere grad være opmærksomme på om møder, der inkluderer rejser er tabsgivende eller profitable. Der vil altid være tabsgivende rejser, men møder kan give andre værdier som bedre relationer, bedre kommunikation eller kan betragtes som fremtidige investeringer.
Hvad skal der fokuseres på for at skabe et godt afkast på rejser?
En af måderne er at påvirke virksomhedens omkostning til møder er at øge udbuddet og forbruget af virtuel teknologi. Mange virksomheder har allerede omfavnet en lang række møde teknologier fra mobiltelefoner og tabletter til de rejsende undervejs, til video konference lokaler eller PC baserede produkter. Virksomhederne har allerede ændret kommunikation radikalt og denne udvikling vil fortsætte. Ny (eller billigere) video teknologi kan bruges til at træne lokale arbejdere på den anden side af kloden med virksomhedens egne kameraer eller basis teknologi som Skype. Videokonferencer er selvfølgelig ikke gratis og omkostningen skal tage de tilhørende omkostninger med ind i vurderingen af mødernes værdi.
Når alt er skrevet og sagt, vil der fremover altid være brug for fysiske møder og samvær. Ideelt ville en basis omkostning for et møde uden for den normale arbejdsplads betragtes som en omkostning på 15000 dkk. Denne omkostning bør indgå som yderligere et element i rejsepolitikken og kunne sammenlignes med andre kommunikationsformer. Det behøver ikke opfattes som raketvidenskab at lave nogle simple regler. Hvis virksomheden producerer et unikt produkt der behøver en montør på stedet samt en ingeniør på et senere tidspunkt, vil det inkludere rejse. Her er nogle ideer til at definere områder, der behøver fysiske møder og rejser:
- Stifte bekendtskab internt eller eksternt med nye medarbejdere, kontakter, honoratiores eller introduceres til netværk på destinationen.
- Skabe kontakt til kunde emner
- Hvis kundernes lokale kultur forventer fysiske møder eller tilstedeværelse
- Når fysisk tilstedeværelse er nødvendig for at samle eller udvikle produkter
- Bestyrelsesmøder
Opmuntre eller nævne i rejsepolitikken at medarbejdere bør undgå at rejse til møder, der er lige er en opdatering og / eller hvor der er en fast dagsorden, der dækker de samme emner igen og igen. Undgå de “plejede at være” eller “Rart at have” møder. Når der er tvivl, skal man dokumentere et muligt investeringsafkast for mødet.
Her er nogle eksempler virksomheden kan bruge til rejsepolitikken
- Interne møder skal altid foregå med Skype, video eller konference opkald. Rejser bør kun foregå når nye medarbejdere skal introduceres, nødvendige projekts, eller festes. Hvis der er behov for et internt møde med mange deltagere bør det ske på den destination, hvor majoriteten kommer fra.
- Regler for interne møder gælder også for administrative møder og konferencer.
- Kunder med eksisterende konti bør besøges. Vær dog opmærksom på at deres tid også er kostbar og de foretrækker måske kontakt via Skype eller video. Husk at registrere om mødet kan faktureres.
- Indkøbs relationer er vigtige, så der er behov for fysiske møder. Mindre eller mindre vigtige leverandører bør kunne håndteres elektronisk, men det afhænger af kulturen.
- Der er fleksibilitet med salgsmøder og disse kan vurderes fra sag til sag. Dog bør sælgeren prøve at få andre salgsmøder på destinationen for at maksimere udbyttet af rejsen
Fortæl om en oplevelse eller del information